Faça sempre uma checagem de tudo com antecedência. Um bom planejamento não pode literalmente ir por "água abaixo" em função de um pequeno detalhe que você se esqueceu. Já imaginou, no auge da festa se falta o guardanapo, ou o copinho para o refrigerante, ou o fósforo para acender a velinha?
É muito fácil fazer este check list. Basta se antecipar imaginando que o evento vai começar (ou já começou) e as coisas estão acontecendo.